Homeoffice „adhoc“ / Mitarbeiter motiviert + Risiko minimiert

Homeoffice „adhoc“ / Mitarbeiter motiviert + Risiko minimiert

Last Minute Krisenvorbereitung

Dass Covid-19 kommt und Unternehmen stark beeinträchtigt, hätte man bei konsequenter Betrachtung der Präzedenzfälle China und Italien wohl eher erkennen können. Aber hinterher ist man ja immer schlauer. Für uns wie wohl für viele andere auch war „Shutdown“, wie wir ihn jetzt – im März 2020 – erleben, einfach nicht vorstellbar. Sicher ein Grund, warum diese Erkenntnis über die bevorstehende Zeit so spät ins Bewusstsein rückte.

Wir haben am Abend des 5.3.2020 beschlossen, einmal zu prüfen, ob und wie Kollegen denn auch von zuhause arbeiten könnten.

Tag 1 – Bestandsaufnahme

Wir möchten ja auch unter den Kollegen keine Panik verbreiten. Wir fragen also zunächst die Kollegen einzeln ab, ob sie

  • derzeit einen Firmennotebook haben oder noch eine Arbeitsstation
  • sofern Arbeitsstation, ob sie unter Umständen zu Hause Ausstattung hätten, die auch für eine vorübergehende Arbeit von zu Hause aus geeignet wäre
  • ob zum Einsatz der privaten Geräte dazu auch eine Bereitschaft besteht
  • ob ein Anschluss an die Telefonanlage der Firma von Bedeutung ist

Während sich die Liste füllt, wird anhand der Antworten deutlich, dass wir zwei Typen von Mitarbeitern haben. Diese haben in sich relativ homogene Anforderungen.

Am Abend nehmen wir uns die Zeit, die Ergebnisse auszuwerten. Dabei geht es nicht nur um die Arbeitsplätze, sondern vor allem um die Anwendungen, die genutzt werden. Dabei muss in Geschäftsvorfällen gedacht werden. Es nützt nichts, wenn die Banking-Software auch zu Hause startet, aber Kartenleser und Banking-Karten im Büro liegen.

Wir erstellen eine zweite Liste mit den Geschäftsvorfällen und Applikationen. Dort werden auch Abhängigkeiten zu anderen Systemen oder eben Hardware-Erweiterungen festgehalten.

Die heterogene Situation bei den Arbeitsplätzen vereinfachen wir radikal, im dem wir die Kollegen in zwei Gruppen einteilen. Das hat uns die Arbeit massiv vereinfacht, da wir nur noch 2 Konzepte brauchten statt 45. Alle Sonderwünsche und Insellösungen wurden vertagt.

 

Tag 2 – Ausrollen von Software auf alles, was greifbar ist

Eine neue Woche. Die Lage bzgl. Covid-19 hat sich über das Wochenende deutlich zugespitzt. Allen ist klar, dass wir bereits in der Krisenvorbereitung laufen. Entsprechend wird priorisiert und entschieden.

Zunächst statten wir alle mobilen Geräte, die bereits vorhanden sind, mit der erforderlichen Software aus. Unser Hardwarebestand ist sehr heterogen. Wir haben kein zentrales Deployment. Deswegen muss jeder Notebook manuell mit VPN- und Telefoniesoftware ausgestattet werden.

Essenziell ist eine Liste mit dem aktuellen Status für jeden Arbeitsplatz. Dort wird detailliert protokolliert, wie der einzelne Stand ist. Natürlich waren auch Kollegen krank oder im Urlaub, so dass wir am Ende des Tages vielleicht 25% der vorhandenen mobilen Arbeitsplätze ausgestattet hatten.

Kollegen mit vorhandener Ausstattung werden gebeten, zu Hause die Funktionsfähigkeit zu prüfen.

 

Tag 3 – Rolling, Rolling …

Der Rollout geht weiter. Parallel wird entschieden, fehlende Geräte zu beschaffen. Das sind zunächst recht wenig. Schwerpunkt neben dem Rollout sind nun schon die Applikationen, die als etwas schwierig anzusehen sind. Hierbei nützt uns ein Terminalserver, der bisher exklusiv für die Datev-Software genutzt wurde. Hier kommen auch andere Programme unter, die sich nicht sinnvoll auf den Arbeitsstationen betreiben lassen. Die VPN-Leitung ist begrenzt.

Wir sind seit kurzem in der Lage, auch Telefonie auf den Notebooks anzubieten. Rasch werden entsprechende Anleitungen für Installation und Benutzung in das Intranet gestellt. Fotos vom Bildschirm sagen dabei mehr als tausend Worte. Mitarbeiter sollen diese Komponenten selbst nach Anleitung installieren. Für Rückfragen und Probleme haben wir eine hilfsbereite Kollegin.

Damit steigt die Durchdringungsquote auf ca. 50%, wobei viele Funktionstests zu Hause noch nicht ausgeführt wurden.

 

Tag 4 – es wird Ernst

Bei uns in Sachsen wird von einer Schließung der Schulen gesprochen. Verglichen mit Italien, wo bereits Ausgangssperre herrscht, ist dieses Szenario sehr wahrscheinlich. Unsere Belegschaft ist davon zu über 50% betroffen. Das Szenario, das wir annehmen, ist inzwischen

„Totale Ausgangssperre“. Aus der aktuellen Sicht erscheint das überzogen. Wir kommunizieren daher lediglich die Maßnahmen. Alle Mitarbeiter werden angewiesen, ab sofort ihre mobilen Geräte abends mitzunehmen. Außerdem werden Headsets nachbestellt.

Einige Kollegen haben bisher noch keine Zeit gefunden, sich um die Prüfung der Ausstattung zu kümmern. Hier haben noch einmal sensibilisierende Gespräche geholfen.

 

Tag 5 – Zielgerade

Die Genehmigung für die Beschaffung der neuen Notebooks hat sich leider geringfügig verzögert. In den letzten Tagen ist die Lage so dynamisch, dass niemand mehr sagen kann, ob nicht vielleicht am nächsten Tag schon keiner mehr auf Arbeit darf. Wir bestellen die Geräte im Versandhandel und lassen sie direkt zu den Kollegen nach Hause liefern. Gleichzeitig wird geplant, wie die Ersteinrichtung via Telefon und Fernwartung erfolgen kann. Die erforderlichen Zertifikate für das VPN bekommen die Kolleginnen per USB bereits vorab.

 

Tag 6 – Finish

Die letzten Arbeitsplätze werden ausgerüstet und viele Fragen der Kollegen beantwortet. Die Tests auf Funktionsfähigkeit zu Hause sind weitestgehend erfolgt. Wir lernen viel über DNS-Server, IPv6 und OpenVPN. Die Internet-Anbindungen zu Hause sind sehr verschieden.

Am Nachmittag können wir der Geschäftsführung signalisieren, dass wir bis auf einzelne Ausnahmen alle Arbeitsplätze so ausstatten konnten, dass eine Arbeit von zu Hause aus möglich ist.

Am gleichen Tag verkündet Sachsen, ab der nächsten Woche die Schulpflicht aufzuheben und nur für Berufsgruppen aus dem Bereich der kritischen Infrastruktur eine Notbetreuung der Kinder zu organisieren. Es gibt 2 Tage Übergangsfrist. Die Realität beginnt, unsere Fiktion einzuholen. Die Geschäftsführung überlässt die Entscheidung über den Arbeitsort ab sofort ihren Angestellten.

 

Tag 7 – Alles auf Anfang

Ab nun arbeiten einige Kollegen bereits von zu Hause aus. Die Technik funktioniert weitestgehend. Bei ca. 3 Arbeitsplätzen gibt es noch Probleme. Diese können in den nächsten Tagen schrittweise per Fernwartung gelöst werden. Auch die komplette Neuinstallation eines Notebook aus der Ferne funktioniert.

In den darauf folgenden Tages dünnt die Anwesenheit im Büro merklich aus. Die Herausforderung liegt nun eher darin, eine neue Form der Zusammenarbeit zu finden.

 

Nachlese – Tag 10

Gestern hat die Bundeskanzlerin zum Volk gesprochen. Wer genau zuhörte, konnte eine Warnung vor einer generellen Ausgangssperre heraushören. Heute wird diese in den Medien bereits aktiv diskutiert. Leider setzt sich die Anpassung der Realität an unser „völlig überzogenes Worst-Case-Szenario“ fort.

Aber nach 4 Tagen hat sich für viele KollegInnen schon eine neue Normalität eingestellt. Eine Schlüsseltechnik dazu war die Video-Konferenz. Diese wird auch gern für bilaterale Gespräche und Abstimmungen genutzt. Der soziale Kontakt bleibt somit einigermaßen erhalten. Sicher ein Faktor, der zukünftig noch sehr an Bedeutung gewinnen wird, wenn der Zustand länger anhält.

 

 

Fazit:

Rückblickend waren diese Dinge entscheidend:

  • klare aktuelle Datenlage, die wir sehr schnell neu erhoben haben
  • konkrete Annahme eines Worst-Case, bei dem die Arbeitsfähigkeit erhalten bleiben soll
  • Zeit für das Durchdenken dieses Szenarios und Ableiten der Konsequenzen (erst denken, dann handeln)
  • Unbedingte Unterstützung durch die Geschäftsführung und Freistellungen des Administrators von anderen Aufgaben

 

Die Situation um Covi-19 ist auch deshalb besonders, weil uns Erfahrungen dazu fehlten. Durch regionale wie internationale Nachrichten stieg unsere Sensibilität sprunghaft. Wir mussten, nein wir wollten handeln. Wie konnten die Risiken für unsere Mitarbeiter reduziert, sie und ihre Familien geschützt, der Betrieb sichergestellt werden? Eindeutige Antwort: Vereinzeln durch homeoffice – zusammen arbeiten dank Technologie.

Am Besten Sie folgen Sie diesem Ablaufplan:

  • Gespräche mit allen Kolleginnen und Kollegen
  • Welche Anforderungen bestehen in den Abteilungen?
  • Welche Voraussetzungen müssen geschaffen warden?
  • Bestandsaufnahme im Sinne eines Soll-Ist-Abgleiches
  • Beschaffung fehlender Ressourcen
  • Rollout von Hard- und Software
  • Einweisung der Mitarbeiter
  • Praxistest und notwendige Anpassungen
  • Ampel auf grün: unsere ungewohnte Arbeitsweise wird zügig angenommen
  • Monitoring

    Eine erstes Lagebild wenige Tage später zeigt:
    + die Kollegen haben die Situation positive angenommen
    + die technischen Lösungen funktionieren
    + die Projekte laufen
    – mehr Kommunikation ist erforderlich
    – persönliche Kontakte sind unersetzlich (unbedingt darauf achten)
    + wir sind arbeitsfähig


Was wir gelernt haben und können, teilen wir gern mit anderen. Melden Sie sich gern per Telefon unter +49 341 253966-0 oder E-Mail an kontakt@evermind.de

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Stefan administrator